Elektronischer Rechnungseingang

I. Elektronische Archivierungslösungen

Bestimmte aufbewahrungspflichtige Originalunterlagen können gem. § 257 Abs. 3 HGB auch auf einem Bild- oder sonstigen Datenträger aufbewahrt werden, sofern das dabei eingesetzte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht.
Die elektronische Archivierung findet verstärkt in den Unternehmen Einsatz, da sich hierdurch eine effizientere und sichere Bearbeitung erreichen lässt. Vorteile sind u.a. ein

• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf die Dokumente
• Schneller Zugriff
• manuelle Archivsuche entfällt
• Räumliche Unabhängigkeit (Nutzung von jedem beliebigen PC/Arbeitsplatz)
• Unabhängigkeit von den Öffnungszeiten und Verfügbarkeit von Mitarbeitern (bei konventionellem Archiv)
• Maschinelle Berechtigungsprüfung (nur zulässige Dokumente werden herausgegeben)
• Maschinelle Vollständigkeitskontrolle der Unterlagen/Belege.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfordern ein angemessenes Kontrollsystem für die eingesetzten Elemente:

• IT-Infrastruktur (soweit die Archivierung betreffend),
• eingesetzte IT-Anwendungen und
• IT-gestützte Archivierungsprozesse.

Neben den handelsrechtlichen Vorschriften sind die schon seit 2001 existierenden und zuletzt im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 aktualisierten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) Regelungen zu berücksichtigen. Z.B. sind abweichend von den handelsrechtlichen Anforderungen steuerlich relevante Unterlagen in ihrer ursprünglichen Form (Originaldaten) und bei Konvertierung in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) auch in der umgewandelten Form elektronisch zu archivieren, zudem sind die Datenschutz-Vorschriften von BDSG und EU-DSGVO sowie weitere rechtliche Anforderungen bei der elektronischen Archivierung relevant (z.B. Reglungen zu archivierten Unterlagen zur Beweisführung in Zivil-, Straf- oder Verwaltungsprozessen). Ferner sind ggf. Anforderungen aus branchenspezifischen Rechtsvorschriften (z.B. § 25a Abs. 1 Nr. 5 Kreditwesengesetz (KWG) zum Umfang der Archivierung oder § 30a AO zum Schutz von Bankkunden) zu berücksichtigen.

Zum Kontrollsystem gehören Regelungen zur Steuerung des Einsatzes von Archivierungsverfahren im Unternehmen (internes Steuerungssystem) und Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem).

Wir bieten unseren Mandanten Unterstützung bei der Auswahl und Einführung von elektronischen Archivierungsverfahren zur Sicherung der Konformität mit den komplexen, regulatorischen Anforderungen und den daraus entstehenden Risiken an.